Quanto custa participar de uma licitação e como precificar

Participar de licitação custa mais do que emitir uma proposta e disputar lances. Para proteger a margem, a empresa precisa medir o custo de buscar, analisar, habilitar, precificar, entregar e esperar o pagamento.

Os custos diretos para entrar em uma disputa

Os custos diretos são os que aparecem em uma cobrança, documento ou contratação específica. Nem todos existem em todos os certames, mas precisam entrar no controle antes de decidir se a oportunidade vale o esforço.

Os mais comuns são:

Para aprofundar: Assessor de licitação ou software de editais.

• Taxa de cadastro ou mensalidade em plataformas privadas. A taxa de portal de licitação varia conforme a plataforma, o plano contratado e o serviço utilizado.
• Certificado digital, quando exigido para acesso, assinatura ou operação no sistema.
• Emissão, atualização e regularização de certidões. Muitas certidões são obtidas sem cobrança, mas pendências fiscais, trabalhistas ou cadastrais podem gerar custo contábil e financeiro.
• Elaboração, autenticação e registro de balanço patrimonial, conforme o regime tributário, porte e exigência do edital.
• Assessoria jurídica, contábil ou técnica para documentos, impugnações, recursos ou planilhas de custos.
• Visita técnica, coleta de amostras, laudos, catálogos, ensaios e documentos exigidos para produtos específicos.
• Garantia de proposta licitação, quando o edital a exigir.

A garantia de proposta não é automática. Na Lei 14.133/2021, ela pode ser prevista pelo órgão, dentro dos limites legais e nas modalidades aceitas pelo edital, como caução, seguro garantia ou fiança bancária. Além do custo da contratação da garantia, a empresa deve observar prazo, validade, forma de envio e condições de devolução.

Não trate um gasto recorrente como se fosse custo de um único edital. Certificado digital, sistema de gestão, contador e assinatura de plataforma devem ser rateados entre os certames ou contratos que efetivamente usam esses recursos.

Os custos indiretos que costumam ficar fora da planilha

A maior perda nem sempre está em uma taxa visível. Ela aparece nas horas da equipe dedicadas a editais que a empresa não tinha condição de vencer ou nos quais não conseguiria se habilitar.

Inclua no cálculo o tempo gasto com:

• Busca de oportunidades em portais e diários oficiais.
• Leitura do edital, termo de referência e anexos.
• Conferência de documentos de habilitação.
• Cotação com fornecedores e consulta de estoque.
• Montagem de planilhas, declarações e proposta comercial.
• Cadastro da proposta e participação na sessão pública.
• Acompanhamento de diligências, intenção de recurso e envio de documentos.
• Deslocamento para visita técnica, entrega de amostra ou sessão presencial.
• Conferência de empenho, faturamento, entrega e cobrança.

Para estimar esse custo, defina o valor da hora de cada pessoa envolvida. Considere salário, encargos, benefícios e demais despesas da função, divididos pelas horas produtivas do mês. Depois, multiplique pelas horas consumidas em cada etapa.

Se o dono dedica horas à licitação, esse tempo também tem custo. Ignorá-lo faz parecer que a operação é rentável quando, na prática, ela está tirando atenção de vendas, compras, gestão de equipe e atendimento a contratos em andamento.

Como calcular o custo por certame e por certame ganho

Quem pergunta quanto custa participar de licitação precisa separar duas medidas. A primeira mostra o custo de entrar em cada disputa. A segunda revela quanto a empresa investe, em média, para conquistar um contrato.

Use esta estrutura de controle:

Custos totais do período incluem portal, certificados, equipe, consultoria, deslocamentos, garantias e despesas específicas. Não inclua apenas o gasto do edital vencedor, pois as disputas perdidas fazem parte do custo comercial de conquistar contratos públicos.

Por exemplo, uma empresa pode gastar pouco para enviar uma proposta, mas investir muitas horas em editais incompatíveis com seu estoque, sua capacidade financeira ou sua documentação. Nesse cenário, reduzir o volume de disputas inadequadas pode ser mais útil do que tentar cortar o custo de uma certidão.

Registre os dados por alguns meses, com uma planilha simples ou sistema de gestão. Anote edital, órgão, objeto, valor estimado, pessoas envolvidas, horas, despesas, resultado, motivo da perda e margem projetada. Sem esse histórico, a precificação fica baseada em impressão.

O prazo de pagamento e a entrega mudam a margem

O preço vencedor não representa lucro imediato. Depois da adjudicação e da assinatura ou emissão do instrumento equivalente, a empresa pode precisar comprar, separar, entregar, faturar e aguardar o pagamento conforme as condições do edital e do contrato.

O prazo de pagamento do órgão afeta o capital de giro. Se o fornecedor paga à vista ou em prazo curto para comprar mercadoria, mas recebe depois da entrega e do atesto, precisa financiar essa diferença com caixa próprio ou crédito. Juros, desconto concedido pelo fornecedor e risco de atraso precisam ser considerados.

A entrega parcelada também altera o custo. Um contrato pode ter valor total atrativo, mas prever pedidos pequenos, em locais diferentes ou ao longo de muitos meses. Nesse caso, frete, separação, emissão de nota fiscal, conferência e custo administrativo se repetem a cada entrega.

Para reduzir esse desperdício existe a triagem por aptidão do Licitapto.

Antes de precificar, confira no edital:

1. Prazo e local de entrega, inclusive se há vários endereços.
2. Quantidade mínima por pedido e possibilidade de entrega parcelada.
3. Exigência de descarga, montagem, instalação ou treinamento.
4. Prazo de recebimento, atesto e pagamento.
5. Penalidades por atraso, recusa de material ou substituição.
6. Regras de reajuste, repactuação ou revisão, quando aplicáveis.

Um frete calculado sobre o valor total do lote pode ficar errado se a administração solicitar entregas fracionadas. Para produtos de baixo valor unitário, o custo logístico por pedido pode consumir a margem inteira.

Como precificar para licitação sem sair do valor de mercado

O objetivo não é colocar todos os custos de forma aleatória sobre o preço. É saber qual é o preço mínimo sustentável e compará-lo com o mercado e com a referência disponível no processo.

Monte a conta do lote nesta ordem:

1. Calcule o custo de aquisição ou produção, incluindo perdas previsíveis.
2. Some tributos aplicáveis ao seu regime e à operação.
3. Some frete, seguro, embalagem, descarga, montagem e demais custos de entrega.
4. Inclua o custo financeiro do prazo entre compra, entrega e recebimento.
5. Rateie o custo comercial das licitações, usando o indicador de custo por certame ganho.
6. Acrescente a margem mínima desejada e uma reserva para riscos mensuráveis.
7. Divida pelo quantitativo estimado para chegar ao preço unitário, quando cabível.

A fórmula pode ser resumida assim:

Preço mínimo do lote = custos operacionais + tributos + custo financeiro + custo comercial rateado + margem

Depois, compare o resultado com preços praticados em compras semelhantes, cotações de fornecedores e limites do edital. Se o preço mínimo ficar acima do mercado, não resolva o problema cortando tributo, frete ou capital de giro da conta. Avalie reduzir custos operacionais, negociar melhor a compra, ajustar a logística ou deixar de disputar.

Também evite distribuir o custo de preparação de um edital grande da mesma forma que o de uma compra pequena. Uma disputa que exige visita, amostra e análise técnica profunda merece um rateio maior. Já contratos recorrentes, com fornecimento previsível e boa margem, podem absorver melhor o investimento comercial.

Leitura complementar: Onde achar edital: PNCP e portais privados.

Erros frequentes e como corrigir antes do lance

O erro mais comum é usar somente o preço do fornecedor como base. Isso gera propostas aparentemente competitivas, mas incapazes de cobrir entrega, impostos, prazo de pagamento e trabalho da equipe.

Outro erro é preparar proposta antes de confirmar se a empresa atende à habilitação, à especificação e à capacidade de entrega. A correção é fazer uma triagem inicial: objeto compatível, documentos válidos, capacidade financeira, estoque ou fornecedor, logística e preço mínimo.

Também é arriscado disputar todos os lotes de um edital. Lotes com locais de entrega distintos, itens sem escala ou exigências técnicas fora do portfólio podem reduzir o resultado dos itens mais rentáveis. Analise cada lote como uma operação própria.

Conclusão

Participar de licitações compensa quando a empresa conhece seu custo de aquisição de contratos e protege a margem até o recebimento. Taxas, equipe, garantia, frete, capital de giro e entregas parceladas devem ser calculados antes do lance, não depois da vitória.

O Licitapto ajuda a organizar essa decisão desde o início, ao destacar editais compatíveis e indicar se a empresa tende a entrar habilitada antes de montar a proposta. Para avaliar como isso se encaixa na sua rotina de licitações, peça uma demonstração.

Este conteúdo é assinado por Jimenez Julien, editor do Licitapto.